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MEMENTO COMPTES CONSOLIDES 2012
Auteur : Collectif
Editeur : Francis lefebvre
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Numérisation des factures : réglementations comptable et fiscale
Comment numériser les factures en respectant les réglementations comptables et fiscales ?
Pour des raisons de coût et de fiabilité des procédures, de plus en plus d’entreprises ont recours à la numérisation de leurs factures. Nous allons examiner, dans cette fiche de synthèse, quelles sont les possibilités offertes par la réglementation, tant pour les factures clients que pour les factures fournisseurs.
1 – Forme des factures
Les factures utilisées comme pièces justificatives comptables et fiscales peuvent être des factures papier ou des factures électroniques.
Une facture valable au regard de la TVA est :
- soit une facture papier envoyée par la poste,
- soit une facture envoyée par mail et sécurisée au moyen d’une signature électronique,
- soit encore une facture transmise par E.D.I. (système normalisé d’Echange de Données Informatisées).
2 – Durée de conservation des factures
La durée de conservation des factures relève du délai du code de commerce qui est de 10 ans.
Cependant, il existe trois cas de figure où le report du droit de reprise fiscal (3 ans) peut générer une obligation de conservation supérieure à 10 ans :
- pour les factures de fournisseurs d’immobilisations, il y a lieu de conserver les factures trois années après le dernier amortissement passé en comptabilité ;
- pour les factures d’un exercice déficitaire, il y a lieu de conserver les factures trois années après l’année d’imputation du déficit ;
- en cas d’intégration fiscale, du fait qu’un résultat d’ensemble déficitaire reporte le délai de conservation des factures des sociétés intégrées selon les mêmes modalités que dans le cas précédent.
3 - Support d’archivage des factures
3 .1 - Factures fournisseurs
Dans la mesure où les factures fournisseurs comportent de la TVA déductible, la réglementation impose une forte contrainte, puisqu’il faut impérativement conserver ces factures sous leur format original pendant les six premières années. Ainsi, si la facture fournisseur est reçue sous format papier, il ne sera pas permis de la numériser et de se séparer de l’exemplaire papier pendant cette période. Par la suite (au-delà des six premières années), le support est libre : photocopie, listing ou support informatique (cartouches, CD-Rom, etc…).
3 .2 – Factures clients électroniques
Les factures clients électroniques sont à conserver sur leur support d’origine (électronique donc) pendant trois années. Par la suite, le support est libre (voir paragraphe 3.1).
3. 3 – Factures clients papier
La réglementation laisse désormais la possibilité de ne pas conserver le double papier de la facture envoyée au client.
L’instruction 3 E-1-07 du 11 janvier 2007 précise selon quelles modalités générer un support informatique valable :
- la date d’enregistrement du fichier de la facture doit intervenir à une date la plus proche possible de celle de l’impression de l’original envoyé au client,
- pour empêcher toute modification et assurer la pérennité du double électronique, il faut, soit sécuriser le fichier par une signature électronique, soit l’archiver sur un support optique ou magnétique non réinscriptible,
- les fichiers de doubles électroniques de factures doivent être conservés en France,
- en cas de modification de l’environnement matériel ou logiciel, l’entreprise doit assurer la compatibilité des fichiers avec l’environnement existant lors d’un contrôle.
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